Conheça o passo a passo de como usar o Excel

O Excel é, sem dúvidas, um dos softwares mais úteis para armazenar e organizar dados, além de diversas outras funções. Porém, ele pode parecer complexo para quem não está habituado com planilhas e cálculos ou ainda não sabe como usar o Excel corretamente. 

Isso faz com que muitos usuários não aproveitem totalmente essa ferramenta e, até mesmo, percam ótimas oportunidades de emprego. 

Afinal, diversos cargos e profissões, como auxiliares de escritório, engenheiros e analistas, utilizam, constantemente, o Excel para a realização de cálculos simples e, até mesmo para a criação de tabelas complexas para a apresentação de projetos.

Pensando nisso, hoje nós vamos te ensinar o passo a passo de como usar o Excel e dominar essa ferramenta. Confira!

1. Habitue-se primeiramente com a interface do Excel

Se você ainda não está familiarizado com o Excel, o primeiro passo para aprender a usá-lo é conhecer a interface dessa ferramenta. Vamos lá? Quando você abre o Excel, você verá a página inicial, onde poderá escolher entre abrir uma planilha existente ou criar uma planilha nova.

Conheça o passo a passo de como usar o Excel

Depois de acessar a interface principal do Excel, vamos dar uma olhada rápida na interface das planilhas. Nela, você encontra a faixa de opções na parte superior da página com os recursos mais importantes da ferramenta. É por meio dessa faixa que você poderá fazer quase tudo que precisa.

No meio da página, você encontra uma grade de células que são identificadas por linhas e colunas. Já na parte inferior da página, você pode criar novas planilhas no documento e gerenciar essas planilhas a partir das guias. Assim, você poderá reordenar as planilhas, renomeá-las, alterar a cor, copiá-la ou excluí-la.

2. Entenda como navegar em uma planilha

A grade de células é composta por linhas e colunas. As linhas são identificadas por números, em ordem crescente. As colunas são identificadas por letras, em ordem alfabética. Veja no exemplo abaixo:

Conheça o passo a passo de como usar o Excel

Agora é hora de inserir alguns dados na planilha. Para isso, basta clicar em uma célula em branco e começar a digitar. Vá em frente, digite algo. Pode ser uma lista de números como esta:

• 17
• 24
• 09
• 50
• 03
• 12
• 20

Agora que vimos como inserir alguns dados básicos em nossa planilha, usaremos essas informações adicionadas. Vamos supor que esses números refiram-se a valores. Você pode inserir um símbolo monetário. Para tanto, basta selecionar a célula com o número e clicar no símbolo R$ que se encontra na faixa de opções na parte superior da página.

3. Explore as faixas de opções no Excel para formatar sua planilha de várias formas

Em muitos aspectos, o Excel é semelhante ao Word quando se trata de formatar o conteúdo das células. Isso significa ter acesso a ferramentas de formatação como negrito, itálico, opções de tamanho de fonte e cor de texto. Você também pode colorir os fundos das células.

Você também pode alinhar o conteúdo na célula — alinhamento na horizontal, alinhamento na vertical, ajuste de texto, rotação do texto. Além de definir um estilo, inserir links, classificar os dados das células de acordo com um determinado critério, por exemplo, do maior para o menor.

Cabe lembrar que cada célula é uma unidade única. Sendo assim, você pode formatar apenas uma célula ou selecionar várias ao mesmo tempo para aplicar uma mesma formatação para todas elas. Isso facilita bastante na hora de usar o Excel, principalmente para criar tabelas.

4. Aprenda as fórmulas básicas, intermediárias e avançadas

É fácil executar cálculos básicos no Excel, como adição, subtração, multiplicação e divisão. Existem dois modos de fazer isso. O primeiro é selecionando todas as células que deseja utilizar no cálculo e clicar na aba fórmulas e, em seguida, no símbolo “autosoma”.

O segundo modo de fazer cálculos é, para somar números em uma célula, clique em uma célula em branco e digite “=”. Em seguida, clique na célula que contém o número que deseja utilizar no cálculo e digite “+”. Repita esse processo até acrescentar todas as células e aperte “enter”.

Então, você verá o resultado. O Excel também permite que você faça cálculos complexos de maneira bem simples. Basta utilizar as fórmulas e funções já pré-programadas. Com elas, você poderá comparar dados, criar testes lógicos, fazer tabelas dinâmicas e ordenar dados.

5. Entenda como fazer gráficos no Excel

Inserir um gráfico no Excel para dimensionar ou comprar valores é muito mais fácil do que você imagina. Vá até o painel que onde se encontra na faixa de opções e navegue pela aba “inserir”. Nela, você encontrará diversas opções de gráficos. Encontrou? Sim!

Então vamos fazer um teste. Usando o mouse, selecione um intervalo de células que inclui todo o conjunto de dados que quer que seja demonstrado em um gráfico. Feito isso, vá até a aba “inserir” e escolha um modelo de gráfico. Pronto! O próprio Excel fará o resto do trabalho.

Lembrando que existem diversos tipos de gráficos no Excel, como gráfico de colunas, gráfico de linhas, gráfico de pizza e muito mais. Se você já escolher um tipo de gráfico, mas não gostou, é possível alterar o tipo de gráfico.

6. Aprenda a trabalhar em múltiplas folhas nas planilhas

Já vimos que qualquer um pode criar mais de uma planilha no Excel. Você se lembra como? Basta ir até a parte inferior do documento e clicar em “+”. É muito comum trabalhar com várias folhas no Excel quando se quer reunir dados de diversos meses.

Para, depois, poder compará-los, como planilhas de receitas e despesas. O interessante é que você pode conectar as informações de uma aba com outra. Por exemplo, é possível criar uma planilha com a somatória de todas as receitas do ano todo.

Isso é bem simples. É só clicar na célula da planilha onde todos os dados deverão ser copiados e, então, inserir o “=”. Depois, vá até a planilha de onde os dados serão copiados, clicar na célula desejada e dar enter. Pronto! Automaticamente o valor será copiado no novo local.

7. Salve uma planilha do Excel na nuvem ou no seu computador ou imprima

Depois de criar sua planilha no Excel, provavelmente, vai querer salvá-la, não é? Ou, até mesmo, compartilhá-la com os amigos, colegas de trabalho ou grupo da faculdade. Você pode fazer isso pressionando as teclas “Ctrl e S” ou clicando no botão salvar que fica na aba “arquivos” na parte superior do documento.

Para imprimir sua planilha siga o mesmo caminho. Vá até a aba "arquivos" e clique em “imprimir” ou pressione as teclas “Ctrl e P”. Depois de salvar o seu documento sabia que você pode compartilhá-lo facilmente. É só clicar no botão “compartilhar” no canto superior direito da janela.

Então, o Excel o guiará pelo compartilhamento do seu documento. Isso vale tanto para o software Microsoft quanto para as planilhas do Google Drive. Você também pode salvar sua planilha no computador ou notebook e enviá-la por e-mail.

O Excel pode parecer uma ferramenta "assustadora" no início, mas depois que você aprende o básico, fica muito mais fácil aprender as funções mais avançadas.

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