Gestão de tempo: dicas para aumentar a produtividade empresarial

Nem sempre o tempo parece o suficiente para dar conta de todas as tarefas no trabalho, não é mesmo?! Mas será que se o dia tivesse mais que 24 horas você realmente conseguiria dar conta de tudo? Provavelmente, não.

Isso porque, na maioria dos casos, o problema está na forma como você gerencia o seu tempo e não na quantidade de tarefas. Por isso, a maioria das empresas têm valorizado mais os colaboradores que sabem fazer uma boa gestão de tempo.

Pensando nisso, neste artigo vamos mostrar algumas dicas de como administrar melhor o seu tempo no ambiente de trabalho e aumentar a sua produtividade. Confira!

O que é gestão de tempo?

Gestão de tempo, ou gerenciamento de tempo, é o processo de organizar e planejar o seu tempo de uma forma mais inteligente para conseguir executar todas as tarefas do seu dia a dia.

Uma boa gestão permite que você complete mais tarefas em um período mais curto de tempo, sem comprometer a qualidade do serviço realizado. Isso influencia positivamente nos resultados da empresa.

Mas nem sempre conseguimos gerenciar bem o tempo, não é? Mas por que? Os principais ladrões de tempo são a desorganização, a procrastinação, a incapacidade de dizer não e delegar tarefas para outras pessoas.

Qual a importância da gestão de tempo?

Gerenciar o tempo impacta diretamente na sua produtividade, pois com um bom gerenciamento você é capaz de fazer mais tarefas em menos tempo. Isso ajuda a lidar com prazos curtos e apertados.

Também te dá clareza sobre quais tarefas devem ser resolvidas com prioridade e quanto tempo gastará com cada uma delas. Assim, você pode focar no que realmente é importante e terá mais tempo livre para outras atividades.

Sem contar que isso diminui a carga de estresse e ansiedade, o que melhora o clima no ambiente de trabalho. Ainda impacta na experiência do cliente, pois o atendimento é mais rápido e eficaz.

Como fazer uma boa gestão de tempo para aumentar a produtividade empresarial?

Veja algumas dicas para melhorar a gestão de tempo na sua empresa para aumentar a produtividade:

1. Planeje a rotina com antecedência

O primeiro passo para fazer uma boa gestão de tempo é saber exatamente o que precisa ser feito antes de começar sua rotina de trabalho. Por isso, planeje-se com antecedência.

Para isso, antes do dia começar ou no dia anterior, faça uma lista simples do tipo ‘To do list” de todas as tarefas que você precisa concluir. E você pode criar essa lista em uma folha de papel ou em um aplicativo de gerenciamento de tempo.

Mas o mais importante é que ao concluir cada tarefa é que você assinale as que já concluiu. Pois, dessa forma, o cérebro se sente recompensado e mais motivado para ser mais produtivo ao longo do dia.

2. Saiba quanto tempo deve gastar com cada atividade

Para dar conta de todas as obrigações, queremos fazer o máximo possível de tarefas em um dia, não é? Mas nem sempre somos capazes de dar conta de tudo. Por isso, a próxima dica é saber quanto tempo, em média, você gasta com cada atividade.

Assim, você saberá quantas atividades conseguirá concluir em um dia e se deixará alguma coisa pendente para outro dia. Essa também é uma boa forma para saber quando delegar uma tarefa para outra pessoa.

Então, se possível, faça um esforço extra e defina um tempo médio gasto em cada atividade prevista na sua lista de atividades. Caso seja necessário delegue responsabilidades para outro colaborador competente.

3. Priorize as tarefas mais importantes e urgentes

Priorizar as tarefas, sem dúvidas, vai ajudá-lo a manter o foco e se dedicar primeiro àquilo que traz mais resultados para o negócio. Nossa dica é priorizar tarefas com base em sua importância e urgência.

Para isso, utilize o método GUT. Veja só como ele funciona: atribua nota de 1 a 5 para cada uma das suas tarefas, considerando os seguintes critérios: gravidade, urgência e tendência. A gravidade é o impacto que pode gerar se o problema não for resolvido.

A urgência é o prazo disponível para resolver uma determinada tarefa. Assim, quanto menor o tempo, mais urgente é. E, a tendência é a probabilidade do problema crescer com o passar do tempo. Some todas essas notas e comece pelas tarefas com as mais altas.

4. Utilize a tecnologia para otimizar as tarefas

A gestão de tempo pode ser muito mais fácil quando também se usa a tecnologia para otimizar as tarefas, além de técnicas e métodos. Por exemplo, existem tecnologias específicas para gestão de tempo, como o aplicativo Trello.

Também tem softwares que podem te ajudar a controlar melhor seu tempo e ainda facilitar sua rotina de trabalho, como o Simples Agenda. Um dos seus principais recursos é a agenda online que permite os próprios clientes a fazerem o agendamento online de consultas e horários. 

Além disso, para automatizar a rotina, o próprio sistema envia lembretes automáticos para o cliente/paciente sobre o compromisso agendado. Por meio do software também é possível simplificar o controle financeiro, com fluxo de caixa, acompanhamento de vendas e estoque. 

5. Sempre faça pausas planejadas

Fazer muitas tarefas sem fazer uma pausa pode atrapalhar o foco e a concentração. Por isso, Francisco Cirilo desenvolveu uma técnica de gestão de tempo, na década de 90, baseada em pausas regulares.

Estamos falando da técnica Pomodoro. Ela se baseia na ideia de criar blocos de concentração para estimular nosso foco. Para isso, é preciso fazer uma lista de tarefas. Depois dividir o tempo em 25 minutos (pomodoro).

Então, a pessoa trabalha por 25 minutos e descansa por 5 minutos. Depois de 4 pomodoros, é importante fazer uma pausa longa de 30 minutos e, então, retomar a atividade.

Preparado para otimizar o seu tempo?

Viu o quão importante é saber gerenciar o seu tempo? E existem diversas formas para fazer uma boa gestão de tempo. É só encontrar aquela que se encaixa em você. Nossas dicas são só o ponto de partida.

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