Gestão do Tempo: 11 Técnicas para Aumentar sua Produtividade

Você já percebeu que um dos principais fatores para alcançar o sucesso nos estudos ou no trabalho está na capacidade de tomar as decisões certas no momento adequado, a fim de determinar que atividades serão realizadas em ordem de prioridade no tempo disponível?

Se você está no trabalho, precisa decidir qual é a melhor forma de prosseguir com uma tarefa. A lógica é a mesma nos estudos, uma vez que em meio a exames, tarefas e outras atividades acadêmicas é preciso determinar uma ordem de estudo para cada conteúdo.

Essa pressão pode atrapalhar o dia a dia, uma vez que é natural querer resolver tudo de uma vez, tendo que lidar com pressão e impaciência.

É por isso que entender como realizar a gestão de tempo é tão importante, pois é por meio dela que é possível fazer escolhas melhores, de um jeito mais rápido e produtivo, sem ignorar o que é realmente prioridade.

Neste artigo, mostremos a importância de saber administrar o tempo, seja nos estudos ou no trabalho, a fim de ser o mais eficiente e assertivo em todas as atividades realizadas. Continue com a gente nessa leitura!

O que é gestão do tempo?

A gestão do tempo pode ser entendida como o planejamento e execução de um controle em relação ao tempo que se gasta para realizar uma determinada quantidade de atividades, com o objetivo de aumentar a eficiência e a produtividade.

Ao ter consciência do tempo necessário para cada tarefa, é possível definir prioridades, prazos e metas. Dessa forma, eleva-se o nível de produtividade do indivíduo no ambiente de trabalho ou na realização de suas atividades acadêmicas.

Como gestão do tempo e produtividade estão relacionadas?

Um dos princípios indispensáveis da gestão do tempo é identificar aquilo que consome esse recurso tão valioso no trabalho ou nos estudos.

Com o dia organizado, você começa a prestar mais atenção nos horários em que produz mais. Afinal, consegue eliminar as distrações que prejudicam sua rotina e que não permitem que você tenha um horário específico para render mais.

É fundamental que suas prioridades sejam alocadas e realizadas exatamente nesse período em que você desempenha melhor suas atividades.

Assim, com todas elas em dia, você automaticamente se torna mais produtivo, já que tem um plano traçado e sabe o que e quando tem de fazer.

Cada pessoa tem esse pico de produtividade em um horário diferente do dia. O que deve ser levado em conta é como você realmente vai usar esse tempo.

Fazer planos diários, semanais, mensais e/ou anuais é sempre uma boa pedida. Isso irá permitir que você otimize seu tempo em seus horários mais produtivos e possa reorganizar em ordem de importância o restante das atividades.

Não tenha dúvidas de que, ao agir dessa forma, você irá cumprir todas as suas tarefas com eficiência e ainda vai ver que sobra tempo para acrescentar outras atividades no seu dia, incluindo momentos de lazer e relaxamento.

Quais são os benefícios de fazer uma boa gestão do tempo?

Mas quais são as vantagens, na prática, de se fazer uma boa gestão de tempo?

Veja só o que você tem a ganhar ao investir nessa ação!

1) Menos estresse:

Quando você gerencia seu tempo, passa por menos situações estressantes e desconfortáveis.

Não perde tempo com “refações” e nem se esquece de algo essencial para a rotina. Assim, mesmo que um imprevisto surja, você conseguirá lidar com ele sem maiores prejuízos.

2) Mais tarefas executadas:

Com a produtividade em alta, é natural que você consiga desenvolver um número maior de tarefas ao longo do dia, sempre com qualidade nos resultados.

Isso acontece porque cada compromisso é realizado no tempo certo, sem acúmulos e com brechas para que você encaixe outras coisas quando achar conveniente.

3) Menos retrabalho:

Uma rotina organizada permite que você tenha mais concentração. Desse modo, tem menos chances de cometer erros que causam a necessidade de retrabalho.

Se você consegue ler as instruções corretamente, interpretar orientações, pensar a respeito de tarefas e absorver os detalhes, dificilmente terá que refazer alguma parte do trabalho ou repassar os estudos.

4) Mais tempo livre:

Normalmente, uma pessoa estuda ou trabalha por cerca de 8 horas diárias. Com a desorganização das tarefas, é natural que isso pareça pouco tempo.

Mas ele é mais do que suficiente e, quando bem administrado, permite que você tenha mais tempo livre, elemento indispensável para garantir sua qualidade de vida e um bom relacionamento com familiares e amigos.

5) Menos tempo ocioso:

Sabe aquela sensação de que você está “à toa” quando deveria estar fazendo algo?

A boa gestão do tempo permite eliminar esse sentimento. Não sobra tempo ocioso, porque você sabe o que tem que fazer agora e qual será sua próxima atividade.

6) Mais oportunidades:

Muitas vezes, a gente deixa de fazer algo que quer simplesmente porque “não sobra tempo”.

A intenção da gestão de tempo é justamente trazer mais flexibilidade para a rotina, para que você realmente aproveite suas oportunidades ao máximo.

7) Menos esforço:

Ao contrário do que muita gente pensa, gerir o tempo não demanda esforço extra. Pelo contrário, o objetivo é fazer com que o trabalho e os estudos fiquem mais otimizados.

Você conclui todas as atividades sem aquele peso do cansaço pelo excesso de compromissos que assumiu.

8) Maior controle sobre a vida pessoal:

Administrar bem o tempo traz muitos benefícios para a sua vida pessoal, entre os quais:

- Mais confiança e consistência na realização das tarefas;
- Obtenção de resultados positivos em provas, projetos e atividades profissionais;
- Maior rapidez no cumprimento de metas;
- Ganhos de disciplina, qualidade e pontualidade em qualquer situação.

Como fazer uma gestão de tempo eficiente?

Viu só como vale a pena investir na gestão de tempo?

O próximo passo é conhecer as estratégias certas para conseguir deixá-la eficiente. Confira!

1) Diminua suas distrações:

Como já foi dito, diminuir as distrações é essencial para gerenciar seu tempo. Mas como fazer isso?

Algumas dicas simples para o dia a dia são:

- Na hora de estudar ou trabalhar, desligue o celular e ignore as redes sociais;
- Estabeleça horários fixos para verificar e ler e-mails;
- Ao estudar em casa, busque um cômodo em que tenha um ambiente silencioso para poder se concentrar melhor em suas atividades.

2) Planeje e revise:

Reserve um tempo no começo da semana para planejar suas atividades. Veja o que está pendente, quais disciplinas ou tarefas devem ser priorizadas e verifique como foi seu desempenho nos dias anteriores.

Anote tudo! Para isso, utilize uma planilha no computador ou um aplicativo no celular.

Lembre-se de que não precisa seguir tudo à risca, pois adaptações podem ser necessárias. Por isso, é importante revisar diariamente sua lista de tarefas.

Tire uns minutinhos do almoço ou antes de dormir para repassar as atividades e ver o que precisa ser realocado.

3) Tenha disciplina com suas anotações:

Nada de anotar e esquecer! É fundamental ter disciplina com suas anotações em sua agenda.

Escreva horários, destaque em outras cores o que é mais importante, coloque alarmes de lembrete e aproveite ao máximo todos os recursos que a ferramenta que você escolheu oferece.

Do contrário, sem consultá-la e atualizá-la, sua gestão de tempo não vai para a frente.

4) Tire as pendências da cabeça:

Se você começar a administrar seu tempo a partir de agora e tem muitas pendências, saiba que é preciso tirá-las da cabeça.

Ficar pensando no que está por fazer o tempo todo é uma distração e atrapalha sua produtividade. Considere resolvê-las como uma tarefa.

Assim, reserve um horário do dia para dar fim no que incomoda você. Aquele tempo que sobra em sua rotina, já que ela estará bem organizada, certamente será suficiente para deixar sua mente em paz.

5) Pare de procrastinar:

A procrastinação é inimiga da gestão de tempo. Então, pare de enrolar!

Se você precisa fazer uma tarefa pequena, como concluir um exercício ou enviar um e-mail, faça no momento reservado para isso.

Não é porque é algo rápido que pode ser deixado por último. O que leva mais tempo já fará parte de seu planejamento.

Evite desperdiçar seus momentos para não acumular uma lista de coisas urgentes que deixaram de ser feitas ao longo do dia.

6) Tenha foco:

O intuito de manter um planejamento é investir em seu foco.

Portanto, nada de fazer muitas coisas ao mesmo tempo, mesmo que as tarefas sejam simples. Sempre termine uma antes de começar a outra.

Isso evita que você divida sua atenção e faça as coisas “mais ou menos”. Tudo o que está na sua lista merece o devido cuidado para ter qualidade e ter realmente significado para você.

7) Saiba priorizar:

Provavelmente, priorizar é uma das tarefas mais complicadas para quem quer administrar bem o seu tempo.

Afinal, como definir o que é importante se tudo parece igualmente importante?

Sim, essa impressão é bem comum, mas você pode usar um sistema de classificação para fazer boas definições.

Identifique o que é “urgente”, “importante” e “não importante". Com isso, você faz uma lista justa e organizada.

Depois, tente direcionar 70% do seu dia para as coisas urgentes, 20% para as tarefas importantes e 10% para as não importantes.

O equilíbrio será alcançado e você conseguirá concluir tudo com excelência.

8) Cuide do seu próprio tempo:

Pode ser que, enquanto estuda em casa ou está no trabalho, apareça um colega para pedir o famoso “um minutinho do seu tempo”.

Essas pessoas são grandes empecilhos na gestão de tempo e na organização de seu dia. O prazo dedicado a atendê-las é sempre maior do que o previsto.

Seja firme para falar não, caso não tenha mesmo disponibilidade naquele momento. Mas ofereça um horário em sua agenda ou diga que a conversa acontecerá na primeira brecha que você tiver.

Cuidar do seu tempo faz toda a diferença para uma administração satisfatória da rotina.

9) Faça pausas:

Fazer a gestão do tempo não significa fazer tudo no “modo turbo”, logo depois que acorda. A intenção não é lidar com correria e sim fugir dela.

Sempre que finalizar uma tarefa, pare, respire e faça uma pausa. Tome um café, faça um lanchinho, caminhe um pouco ou escute uma música.

Pequenos momentos de leveza fazem com que você se lembre de que você também deve estar em primeiro lugar.

10) Organize seu espaço:

Sua mesa de estudos deve ser bem organizada. Antes de começar as atividades, deixe ao alcance todos os materiais que precisa usar.

Sente-se de maneira confortável e garanta a iluminação do ambiente. Isso faz com que você fique mais à vontade para passar mais tempo concentrado e não se levante toda hora para mexer na mochila.

O mesmo é válido para o trabalho. Limpe sua mesa após o expediente, evite comer na frente do computador e elimine ao máximo aquela papelada que só incomoda seu campo de visão.

11) Respeite seus prazos:

Alguns prazos você mesmo poderá estabelecer. Mas outros, é impossível mudar.

A data de uma prova ou da entrega de um trabalho, por exemplo, se encaixam nesse último caso. Diante disso, é fundamental respeitar o que foi definido.

Tente agendar a finalização dos estudos para pelo menos 24 horas antes do prazo.

Com isso, você terá tempo para revisar, repassar e ficar mais bem preparado para uma eventual surpresa.

Se isso for necessário, ponto para você: poderá usar o tempo que sobrou para outra atividade.

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Saber fazer a correta gestão do tempo é muito mais uma arte do que uma ciência exata. Afinal, estamos falando de seres humanos e da forma como eles materializam seus comportamentos e atitudes cotidianas.

Mas é fato que não administrar bem o tempo é uma condição que atrapalha muito o desempenho de quem precisa alcançar resultados nos estudos e no trabalho.

No entanto, se você se sente perdido na sua relação com o tempo, saiba que não tem nada perdido! Um dos principais segredos é entender como sua mente funciona e cultivar comportamentos que sejam capazes de disciplinar suas atividades ao longo dos dias.

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Dessa forma, ao administrar bem o tempo que você tem à sua disposição, você tem tudo para melhorar nos estudos e construir um novo futuro com a ajuda do GINEAD!