O que é preciso para tornar-se uma boa recepcionista?

A profissão de recepcionista pode ser uma ótima opção de trabalho para quem busca o primeiro emprego ou deseja atuar em uma atividade em que possa lidar diretamente com o público.

Apesar de, em muitos casos, ainda conviver com o estereótipo ultrapassado de que se trata de uma atividade voltada a jovens mulheres bonitas, a profissão de recepcionista é absolutamente democrática, com oportunidades de trabalho para pessoas de ambos os sexos, independentemente de sua idade e aparência física.

As empresas cada vez mais valorizam a competência profissional do seu quadro de recepcionistas, pois são elas/eles que realizam o primeiro contato dos visitantes quando chegam às instalações da companhia, cumprindo o papel de uma espécie de “cartão de visitas” para esse público.

Você tem interesse em saber mais sobre essa atividade e deseja conhecer o que é preciso para se tornar uma boa recepcionista?

Então, continue com a gente neste artigo, pois vamos te contar tudo!

O que é preciso para ser uma boa recepcionista?

Os profissionais que trabalham na recepção de companhias precisam gostar, acima de tudo, de lidar com pessoas, a fim de que elas se sintam bem-vindas no local, seja um edifício, escritório, hotel, hospital ou qualquer outro lugar em que prevaleça a circulação de visitantes.

Além disso, precisam saber organizar a rotina de trabalho do local, garantindo o controle de acesso e a contribuindo com o trabalho das equipes de segurança.

Para isso, é importante que possuam e desenvolvam uma série de habilidades comportamentais e competências técnicas, entre as quais destacam-se:

1) Proatividade

Esta é uma das qualidades mais importantes em uma recepcionista. Além de ser o primeiro contato de visitantes e clientes com uma empresa, ela é a responsável pelo funcionamento daquele local de trabalho e de todas as atividades que ali acontecem.

Deve conhecer todas as informações sobre a empresa para poder esclarecer dúvidas e resolver eventuais problemas que possam surgir.

2) Cordialidade e educação

O principal desafio de uma recepcionista é lidar de forma sempre amável e educada com pessoas de diversos perfis, para que a sua visita àquela empresa possa ser a melhor possível.

3) Ser discreta

Manter a discrição é fundamental para o bom trabalho de uma recepcionista, seja na forma de se relacionar com os visitantes ou nas conversas com outros colaboradores.

Esse é um cuidado que deve ser levado muito a sério, principalmente no que se refere à boa aparência e ao vestuário, caso a empresa não forneça uniforme para a função.

A prestação de um serviço de qualidade passa por roupas, penteados e unhas discretas, maquiagem leve e poucos acessórios, mantendo o foco no que é indispensável no ambiente de trabalho.

4) Ter boa comunicação

Comunicar-se bem é uma das qualidades de uma recepcionista que lida diariamente com o atendimento a visitantes, clientes e outros profissionais de uma empresa.

Utilizar sempre linguagem clara e objetiva, sem erros de português e gírias, é essencial para a realização de um bom serviço.

Também é importante ter cuidado também com a linguagem escrita. Erros de ortografia podem passar uma imagem de incompetência, não apenas para a profissional como para a empresa.

5) Ser organizada

Para conseguir lidar com o atendimento presencial e o atendimento telefônico, a recepcionista deve desenvolver sua capacidade de organização, para que todas as pessoas sejam atendidas com qualidade.

6) Ser dedicada às funções

As recepcionistas são uma das principais representantes da imagem de uma empresa.

Por isso, é importante “vestir a camisa” da companhia e se tornar uma referência de confiança para a gestão e para a qualidade de atendimento.

É fundamental manter o sigilo das informações, trabalhar bem em equipe e assumir responsabilidades. Todas essas são grandes demonstrações de dedicação profissional, e os clientes reconhecem esse esforço.

7) Ter familiaridade com tecnologia

Não é preciso ser especialista em Informática, mas é recomendável ter familiaridade com o uso de computadores, uma vez que terá que utilizar sistemas eletrônicos de cadastramento de dados e, em muitos casos, agendas eletrônicas para o agendamento de reuniões, consultas etc.

8) Demonstrar empatia pelos visitantes

Uma boa recepcionista precisa saber ouvir o visitante e ser atenciosa em relação a seus questionamentos e dúvidas, para que ele possa ser direcionado corretamente ao local a que se dirige e é esperado.

9) Cuidar bem da aparência

Quem lida diretamente com o público precisa manter os cuidados com a aparência. Não há exigência relacionada a padrões de beleza. Apenas é importante que a recepcionista se apresente sempre com uma aparência adequada.

Mulheres devem usar pouca maquiagem, roupas discretas e poucos acessórios. Homens devem manter os cabelos curtos e bem penteados e a barba feita.

10) Manter a ética profissional

A ética no exercício da profissão é fundamental para qualquer cargo, mas é ainda mais importante quando esse trabalho é o de recepcionista.

Isso porque ela tem acesso direto aos dados cadastrais pessoais dos visitantes, o que inclui nome, endereço, números de documentos, data de nascimento etc.

Todas essas informações devem ser absolutamente preservadas e confidenciais.

11) Buscar desenvolvimento profissional

Novos aprendizados e desenvolvimento profissional devem sempre estar no horizonte de qualquer tipo de trabalhador.

Essa é uma excelente característica para recepcionistas. Realizar cursos, expandir sua capacidade profissional e seu nível cultural são atitudes que trazem muitos benefícios, pois transmitem maior segurança e aumentam as perspectivas de crescimento.

Muitas recepcionistas se dedicam aos estudos e acabam se tornando secretárias nas empresas, aumentando o nível de responsabilidade profissional, mas, ao mesmo tempo, melhorando seus ganhos salariais.

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Através dele, a(o) aluna(o) tem acesso aos principais conceitos e fundamentos da profissão, conquistando o conhecimento necessário para poder se candidatar a vagas para a função em empresas, hotéis, consultórios, edifícios, laboratórios e outros locais em que os visitantes precisam receber atendimento ao chegar.

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Para isso, basta efetuar o pagamento de uma pequena taxa de emissão. O documento serve de comprovação do conhecimento adquirido, podendo ser anexado ao currículo e apresentado nos processos de seleção das empresas.

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