Por que as empresas precisam de um software de gestão?

Imagine a seguinte situação: a empresa faz a venda de um produto e emite a Nota Fiscal em favor de seu cliente. No entanto, quando chega a hora de realizar a entrega, descobre que a mercadoria está em falta no estoque, sendo obrigada a pedir mais prazo para que possa concluir o negócio.

Casos como esse, infelizmente, são mais comuns do que se imagina, especialmente quando se trata de pequenas e médias empresas.

Em grande parte das vezes, ocorrem devido à falta de um maior controle sobre os processos internos. Isso provoca, como visto acima, graves “falhas de comunicação empresarial” entre os departamentos com potencial para prejudicar a imagem de profissionalismo da companhia. No final das contas, clientes inseguros acabam migrando para a concorrência!

Problemas assim podem ser solucionados com a contratação de um software de gestão empresarial, que realizam de forma automática a integração dos diferentes processos administrativos e financeiros da empresa, otimizando o trabalho dos gestores.

Quer saber mais sobre como os softwares de gestão podem ajudar a sua empresa a alcançar um novo patamar nos negócios? Então, continue a leitura e confira os benefícios que esses sistemas proporcionam.

O que é um software de gestão empresarial?

Softwares de gestão também são conhecidos como ERP, sigla para Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais, na tradução para o Português).

Trata-se de um sistema informatizado desenvolvido para auxiliar as pequenas e médias empresas na tarefa de administrar e gerenciar os diferentes processos relacionados ao negócio, proporcionando maior produtividade e melhores resultados.

Cada módulo do software de gestão empresarial é responsável pelo gerenciamento e controle das atividades desenvolvidas pelos variados departamentos, com a vantagem de fazer a integração de todas as informações, permitindo que as áreas “conversem entre si”.

Ao integrar os processos realizados por setores como Financeiro, Administrativo, Controle de Estoque e Comercial, entre outros, os gestores passam a ter uma visão mais abrangente de toda a companhia, com melhores condições de realizar a tomada de decisões com vistas ao crescimento do negócio.

Que benefícios o software de gestão proporciona?

Um sistema ERP eficiente deve proporcionar os seguintes benefícios às empresas:

1) Total controle da gestão da empresa

Os módulos do sistema ERP devem ser integrados entre si, permitindo que os gestores tenham acesso a todas as informações relativas aos diferentes setores da empresa em tempo real.

Assim, numa situação em que a venda é realizada, o software faz a conferência automática no estoque para verificar se o produto está disponível. Em caso afirmativo, providencia a emissão automática da Nota Fiscal para o cliente.

2) Diminuição da margem de erros na tomada de decisões

Ao terem acesso a informações precisas e consistentes sobre o negócio, os gestores colocam-se em posição de tomar melhores decisões operacionais e estratégicas quanto ao futuro da empresa.

No controle de estoque, por exemplo, estão sempre a par a respeito das mercadorias que precisam ser repostas junto aos fornecedores.

Ao mesmo tempo, no que se refere às finanças, têm condições de avaliar melhor que investimentos devem ser feitos ao terem em mãos dados confiáveis a respeito do fluxo de caixa e do capital de giro.

3) Redução de custos

O software de gestão realiza automaticamente uma série de tarefas que, normalmente, tomaria várias horas ou dias de trabalho dos funcionários.

Além disso, elimina a necessidade do uso de papel ou de espaço para armazenamento de documentos físicos.

4) Mais agilidade

Todos os usuários cadastrados ao sistema têm acesso às informações geradas pelo sistema, desde que, obviamente, tenham o nível de alçada para isso.

Dessa forma, as decisões são tomadas de maneira mais rápida e ágil, sem a necessidade de reuniões presenciais.

5) Maior produtividade

Uma vez que os diferentes setores da empresa estão integrados por meio do software de gestão, os respectivos gestores locais têm acesso às informações gerenciais necessárias para a condução das atividades da sua área.

Dessa forma, a produtividade geral da organização tende a crescer como um todo, uma vez que fica mais claro para cada departamento a melhor maneira de conduzir o trabalho em função dos objetivos gerais da empresa.

6) Mais competitividade

Todos esses benefícios convergem para aumentar a capacidade da empresa de oferecer melhores produtos e serviços, elevando sua competitividade e capacidade de aumentar sua participação de mercado.

Esse trabalho pode ser complementado com o uso de outro sistema informatizado, o CRM (Customer Relationship Management), responsável por fazer o gerenciamento das relações da empresa com seus clientes, a fim de fidelizar os consumidores e otimizar os negócios.

Quais são os recursos obrigatórios em um software de gestão empresarial?

Para que possa oferecer à empresa todos os resultados que são esperados, o sistema ERP deve dispor das seguintes funcionalidades:

- Controle financeiro completo (com geração de relatórios gerenciais).

- Módulo de Vendas.

- Emissor de Notas Fiscais eletrônicas.

- Emissor de boletos para clientes.

- Controle de estoque (integrado com o módulo de Vendas).

- Cadastro de clientes e fornecedores.

- Agenda online para compromissos internos e para atendimento a clientes.

Como escolher o melhor software de gestão?

A escolha do software de gestão empresarial deve ser feita de maneira racional e vale à pena prestar atenção nos seguintes critérios:

1) Recursos e funcionalidades devem atender às necessidades da empresa

Antes de ir ao mercado, é preciso “fazer a lição de casa”, identificando quais são os aspectos gerenciais que devem ser melhorados na empresa.

Estas serão as funcionalidades essenciais que o sistema ERP procurado deverá contemplar para que seja uma ferramenta poderosa para o incremento dos negócios.

2) Facilidade no uso

O software de gestão deve possuir uma interface fácil e amigável, a fim de que sua utilização seja simples para os usuários que terão acesso ao sistema.

3) Sistema deve permitir upgrades

A tecnologia está sempre avançando e as novidades implementadas no sistema ERP pelo desenvolvedor devem estar disponíveis para que o crescimento da sua empresa permaneça constante.

4) Segurança das informações é prioridade

A melhor forma de assegurar a segurança dos dados da sua empresa é contratando um software de gestão em que o armazenamento das informações seja feito em nuvem, o que garante a proteção contra ataques cibernéticos.

Além disso, a ferramenta deve dispor de versões para desktop e mobile (sistemas Android e iOS). Dessa forma, os gestores têm acesso ao sistema mesmo fora do ambiente de trabalho.

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Os softwares de gestão proporcionam enormes ganhos em termos de gerenciamento da empresa.

No entanto, sua utilização pode ser ainda mais vantajosa quando se tem o domínio dos conceitos administrativos e de ordem financeira que estão por trás da ferramenta.

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